Elektronische Dokumente / Widersprüche
Die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg eröffnet unter nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung von elektronischen Dokumenten / Widersprüchen.
- Zugangseröffnung
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet/vorgeschrieben ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden.
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.
Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 20 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien
(z. B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z. B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg keine weitere Mitteilung. - Formfreie elektronische Kommunikation
Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation (eine eigene Unterschrift ist nicht gesetzlich vorgesehen) können alle auf
www.vg-westerburg.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg ausgewiesenen E-Mail-Adressen angeschrieben werden. Weiterhin steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:
poststelle [at] vg-westerburg [Punkt] de
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg erreicht, können Sie sich - wie unter Ziffer 4 beschrieben - als Benutzerin oder Benutzer der sog. Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. - Formgebundene elektronische Kommunikation
Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z. B. bei der Erhebung eines Widerspruchs.
Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Ein Fehlen der qualifizierten elektronischen Signatur stellt einen Formmangel dar, der alleine dadurch zur Unwirksamkeit des Widerspruchs führt.
Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen wie bei der formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) alleine und ausschließlich die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
vg-westerburg [at] poststelle [Punkt] rlp [Punkt] de
Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise.
Alternativ können Sie nach Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (siehe Ziffer 4) mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehene Dokumente direkt aus der VPS heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg senden. - Optional: Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)
Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (http://www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.
Zur Registrierung wählen Sie bitte unter http://www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service" und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter http://www.rlp-service.de - Optional: Verschlüsselung der Dokumente
Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service (siehe Ziffer 4) können Sie Ihre Mitteilungen an die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter
http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS" zur Verfügung gestellt. - Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten
Die von der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter http://www.rlp-service.de im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS". Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen. - Ansprechpartner/-in
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg, so stehen Ihnen die Mitarbeiter der EDV unter der Rufnummer 02663/ 291-120 bzw. 121 oder per E-Mail edv [at] vg-westerburg [Punkt] de zur Verfügung. - Rechtliche Hinweise
Die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.